Birçok şirkette yöneticiler yönetim becerilerine göre değil, kıdemlerine ve profesyonel başarılarına dayanarak terfi ettirilir. Ve ne yazık ki bu kişiler takımları için en iyisini yapmak isteseler de, etkin liderlik becerilerinden yoksundurlar.
Bazen, özellikle de küçük işletmelerde, terfi alan çalışanlar hemen ertesi gün yeni ekiplerinin başına atanırlar.
Bu konuda eğitim almış çok az yöneticinin de çalışanları motive etmek ya da iletişim engellerini aşmak konusunda fazla bilgisi yoktur. Peki neden?
Zira büyük bir olasılıkla 80’li yıllarda geçerli olan eski yönetim tekniklerine göre eğitilmişlerdir.
Gerçekten, acaba sizin şirketinizin eğitim rehberi en son ne zaman güncellendi?
Bu güne kadar büyük-küçük birçok şirketle çalıştım ve yeni terfi almış yöneticilerin nasıl zorlandığını sık sık görmekteyim
Aşağıda, yeni – hatta deneyimli yöneticilerde gözlemlediğim hatalardan bazılarını paylaşmak istiyorum:
Hiçbir iyi yöneticinin yapmaması gereken hatalar:
Herkesi cezalandıracak kurallar koymak
Sorun yaratan birkaç çalışanınız her zaman olacaktır. Her ekibin içerisinde işe geç kalan ve sürekli şikayet eden kişiler mutlaka vardır.
Acemi yöneticilerin genellikle yaptığı hata: Bu tür olumsuz davranışları engelleyecek kurallar koymak ve bunları takımın tümüne uygulamaktır. Ne yazık ki bu tür kurallar iyi çalışan kişilerin kendilerini sınırlanmış hissetmelerine – hatta motivasyonlarının bozulmasına neden olur. Sadece tek bir hata yapsalar bile hoşgörüyle karşılanmayacağını düşünürler.
Eğer tüm ekibi azarlayarak çalışanları motive edeceğinizi sanıyorsanız, bir kez daha düşünün derim. Sonunda verimli personelinizi işten soğutursunuz. Dahası, kendilerini kötü performans sergileyen kişilerle bir tuttuğunuz için sizden de soğurlar.
Bunun yerine, performansı düşük kişilerle tek tek görüşün. Böylece gruptan destek göremezler. Ayrıca, iletişim engellerini ortadan kaldırdığınızdan, eleştiriyi kabullenmeyi öğrenir ve davranışlarını düzeltebilirler.
Suçu başkasına yüklemek.
Yeni yöneticiler işler ters gittiğinde genellikle takımlarını suçlama eğilimindedir. “Bob hastalık iznindeydi”, “Jane başka bir projeyle ilgileniyordu” gibi söylemler, takımın etkin liderlikten yoksun olduğu gerçeğini gizleyerek suçu kurnazca başkasına yükleyen mazeretlerdir.
İşi yöneten sizseniz, her şeyin zamanında ve doğru yapılması da sizin görevinizdir. Eğer yapılmıyorsa, bu sizin suçunuzdur.
Yapılan hatayı olgunlukla kabullenmeli ve bu tür hataların tekrar etmesini engellemek için elinizden geleni yapmalısınız. Çalışanlarınızı motive etmek için başka yöntemler bulun ve bir takım olarak etkin bir şekilde çalışmanızı engelleyebilecek başka iletişim hataları varsa, onları da belirleyip gidermeye çalışın.
Üst yönetimle görüşürken ekibinizi suçlamayın. Zira bu ancak sizin yetersiz olduğunuzui gösterir. Ayrıca ekibiniz de bu yaptığınızı zaman içerisinde öğrenecektir. Öğrendikleri zaman da size bir daha güvenmeyeceklerdir.
Olumsuz haberleri ya da hoşa gitmeyecek kararları olduğundan daha kötü gösterecek şekilde iletmek.
Kötü haberlerin nasıl duyurulması gerektiği, çalışanları motive etme yöntemleri arasında çok büyük önem taşıyan, ama genelde ihmal edilen bir konudur.
Kötü haber ve hoşa gitmeyecek kararlar arasında tatil günlerinin aniden değişmesi, bütçe kısıntıları, işten çıkarmalar, yer değiştirmeler ve can sıkıcı yeni prosedürler gibi örnekleri sayabiliriz.
Bazı yöneticiler, bu tür haberleri hiçbir gerekçe, açıklama ya da yeterli bilgi sunmadan, sıradan bir duyuru yaparmış gibi iletir. Haberler bu şekilde verildiğinde, çalışanlar tarafından kabullenilmesi her zaman daha zor olur.
Bu yüzden, tüm iletişim engellerini ortadan kaldırarak verilen kararı ve arkasında yatan nedenleri herkesin anlayabilmesini sağlamalısınız. Bunu yapmak için de:
· Açıklayacağınız kararı ya da haberi dikkatle gözden geçirin: “Ne? Neden? Ne Zaman? Nerede? Kim?” Açıklamanızda tüm bu ayrıntılar yer almalı.
· Çalışanlardan gelebilecek sorular ve verebileceğiniz yanıtlarla ilgili bir liste hazırlayın.
· Bir toplantı duyurusu yapın.
· Haberi açıklayın.
· Söylediklerinizi kavrayabilmeleri için çalışanlarınıza yeterince zaman verin. Toplantıyı hemen bitirip, herkesin işine dönmesini söylemeyin.
· Ekibinizden gelecek soruları anlayışla karşılayın ve mümkün olduğu kadar sabırla yanıtlamaya çalışın. Sadece “ben öyle istiyorum da ondan” deyip geçmeyin.
Yanıtını bilmediğiniz bir soru gelecek olursa, uydurma bir yanıtla geçiştirmeyin. Bunun yerine, “bilmiyorum, ama mutlaka öğrenip size geri döneceğim” deyin. Sırf çalışanlarınızı motive etme ümidiyle, arkasında duramayacağınız sözler vermeyin.
Linda Finkle (CEO Incedo Group, LLC)
Bazen, özellikle de küçük işletmelerde, terfi alan çalışanlar hemen ertesi gün yeni ekiplerinin başına atanırlar.
Bu konuda eğitim almış çok az yöneticinin de çalışanları motive etmek ya da iletişim engellerini aşmak konusunda fazla bilgisi yoktur. Peki neden?
Zira büyük bir olasılıkla 80’li yıllarda geçerli olan eski yönetim tekniklerine göre eğitilmişlerdir.
Gerçekten, acaba sizin şirketinizin eğitim rehberi en son ne zaman güncellendi?
Bu güne kadar büyük-küçük birçok şirketle çalıştım ve yeni terfi almış yöneticilerin nasıl zorlandığını sık sık görmekteyim
Aşağıda, yeni – hatta deneyimli yöneticilerde gözlemlediğim hatalardan bazılarını paylaşmak istiyorum:
Hiçbir iyi yöneticinin yapmaması gereken hatalar:
Herkesi cezalandıracak kurallar koymak
Sorun yaratan birkaç çalışanınız her zaman olacaktır. Her ekibin içerisinde işe geç kalan ve sürekli şikayet eden kişiler mutlaka vardır.
Acemi yöneticilerin genellikle yaptığı hata: Bu tür olumsuz davranışları engelleyecek kurallar koymak ve bunları takımın tümüne uygulamaktır. Ne yazık ki bu tür kurallar iyi çalışan kişilerin kendilerini sınırlanmış hissetmelerine – hatta motivasyonlarının bozulmasına neden olur. Sadece tek bir hata yapsalar bile hoşgörüyle karşılanmayacağını düşünürler.
Eğer tüm ekibi azarlayarak çalışanları motive edeceğinizi sanıyorsanız, bir kez daha düşünün derim. Sonunda verimli personelinizi işten soğutursunuz. Dahası, kendilerini kötü performans sergileyen kişilerle bir tuttuğunuz için sizden de soğurlar.
Bunun yerine, performansı düşük kişilerle tek tek görüşün. Böylece gruptan destek göremezler. Ayrıca, iletişim engellerini ortadan kaldırdığınızdan, eleştiriyi kabullenmeyi öğrenir ve davranışlarını düzeltebilirler.
Suçu başkasına yüklemek.
Yeni yöneticiler işler ters gittiğinde genellikle takımlarını suçlama eğilimindedir. “Bob hastalık iznindeydi”, “Jane başka bir projeyle ilgileniyordu” gibi söylemler, takımın etkin liderlikten yoksun olduğu gerçeğini gizleyerek suçu kurnazca başkasına yükleyen mazeretlerdir.
İşi yöneten sizseniz, her şeyin zamanında ve doğru yapılması da sizin görevinizdir. Eğer yapılmıyorsa, bu sizin suçunuzdur.
Yapılan hatayı olgunlukla kabullenmeli ve bu tür hataların tekrar etmesini engellemek için elinizden geleni yapmalısınız. Çalışanlarınızı motive etmek için başka yöntemler bulun ve bir takım olarak etkin bir şekilde çalışmanızı engelleyebilecek başka iletişim hataları varsa, onları da belirleyip gidermeye çalışın.
Üst yönetimle görüşürken ekibinizi suçlamayın. Zira bu ancak sizin yetersiz olduğunuzui gösterir. Ayrıca ekibiniz de bu yaptığınızı zaman içerisinde öğrenecektir. Öğrendikleri zaman da size bir daha güvenmeyeceklerdir.
Olumsuz haberleri ya da hoşa gitmeyecek kararları olduğundan daha kötü gösterecek şekilde iletmek.
Kötü haberlerin nasıl duyurulması gerektiği, çalışanları motive etme yöntemleri arasında çok büyük önem taşıyan, ama genelde ihmal edilen bir konudur.
Kötü haber ve hoşa gitmeyecek kararlar arasında tatil günlerinin aniden değişmesi, bütçe kısıntıları, işten çıkarmalar, yer değiştirmeler ve can sıkıcı yeni prosedürler gibi örnekleri sayabiliriz.
Bazı yöneticiler, bu tür haberleri hiçbir gerekçe, açıklama ya da yeterli bilgi sunmadan, sıradan bir duyuru yaparmış gibi iletir. Haberler bu şekilde verildiğinde, çalışanlar tarafından kabullenilmesi her zaman daha zor olur.
Bu yüzden, tüm iletişim engellerini ortadan kaldırarak verilen kararı ve arkasında yatan nedenleri herkesin anlayabilmesini sağlamalısınız. Bunu yapmak için de:
· Açıklayacağınız kararı ya da haberi dikkatle gözden geçirin: “Ne? Neden? Ne Zaman? Nerede? Kim?” Açıklamanızda tüm bu ayrıntılar yer almalı.
· Çalışanlardan gelebilecek sorular ve verebileceğiniz yanıtlarla ilgili bir liste hazırlayın.
· Bir toplantı duyurusu yapın.
· Haberi açıklayın.
· Söylediklerinizi kavrayabilmeleri için çalışanlarınıza yeterince zaman verin. Toplantıyı hemen bitirip, herkesin işine dönmesini söylemeyin.
· Ekibinizden gelecek soruları anlayışla karşılayın ve mümkün olduğu kadar sabırla yanıtlamaya çalışın. Sadece “ben öyle istiyorum da ondan” deyip geçmeyin.
Yanıtını bilmediğiniz bir soru gelecek olursa, uydurma bir yanıtla geçiştirmeyin. Bunun yerine, “bilmiyorum, ama mutlaka öğrenip size geri döneceğim” deyin. Sırf çalışanlarınızı motive etme ümidiyle, arkasında duramayacağınız sözler vermeyin.
Linda Finkle (CEO Incedo Group, LLC)