Araştırmalara göre ortalama bir çalışan ayda 31 saatini toplantılarda geçiriyor ve bunların %50’sinin tamamen zaman kaybı olduğunu düşünüyor. Bu toplantıların en azından bazılarında %91’i başka şeyler hakkında hayal kuruyor, %75’i başka işlerini yapıyor ve %39’u da uyuyor. Ve gereksiz toplantılar için yılda 37 milyar dolar harcıyoruz.
Yöneticiler de daha iyi durumda değiller. Bain & Company danışmanlık şirketine göre, ortalama bir yönetici her hafta hemen hemen bir gününü toplantılarda harcıyor, ve üst düzey yöneticiler de haftalık çalışma saatlerinin %40’ını sonuçsuz, kafa yoran ve verimsiz toplantılarda geçiriyorlar.
İşleri tamamlamak için daha iyi bir yol var
Endüstriyel çağın yönetim tekniklerinde takılı kalmış olan yöneticiler, toplantıların önemli bir iletişim aracı olduğunu ve bunların arasından gereksiz olanlarının çıkmasının talihsiz bir yan sonuç olduğunu söylerler. Fakat bu doğru değildir. Artık her sektörde, işlerine hiçbir toplantı yapmadan devam eden şirketlerin sayısı giderek artıyor; ve bazıları bunu 30 yıldan daha fazla bir zamandır yapıyor. Bu trendin başarısı bize, toplantıları tümüyle ortadan kaldırmamızı ya da en azından onları zorunlu olmaktan çıkarmamızı söylüyor. Zaten birçok şirketin yapmaya başladığı şey de aynen bu.
Intel, net bir amacı olmadan hiç kimsenin bir toplantı organize edemeyeceğine dair yeni bir kural getirdi. Lenovo, çalışanlarına, uzayıp giden herhangi bir toplantıyı durdurma izni veriyor. Diğer birçok şirket de toplantıları opsiyonel yapıyor. Semco bunu yaklaşık 30 yıl önce yaptı ve Project eMT gibi diğerleri de tüm toplantıları kaldırdılar. Toplantı yapılmasına izin verilmiyor.
Bizim şirketimiz Crankset Group’da, insanlar belirli bir problemi çözmeleri gerektiğinde bir araya geliyorlar, fakat ayda sadece bir kez önceden planlı olan bir toplantı yapılıyor. Hepimiz evlerimizden çalışıyoruz. Dolayısıyla birbirimizi müşteriler için düzenlediğimiz buluşmalarda görüyoruz. Bu yüzden ayda bir yaptığımız toplantı, dikkat dağıtacak unsurlar olmadan bir araya gelmemizi sağlıyor.
İki ayak kuralı
İşte size opsiyonel toplantıları özendirmek için mükemmel bir yol. Konferanslardaki katılımcıların organize edilmesi konusunda çalışan Open Space Technology şirketi İki Ayak Kuralı’nı uyguluyor. Bu kural basitçe, eğer konferanstaki bir toplantıya katılmak istiyorsanız orada ya 1)Öğrenmek ya da 2)Katkı sağlamak için bulunmanız gerektiği anlamına geliyor. Eğer şık da size uymuyorsa o zaman, o toplantıdan çıkıp bu iki şıktan birinin size uygun olacağı başka bir toplantıya katılmanız gerekiyor. Eğer her şirket İki Ayak Kuralı’nı uyguluyor olsaydı, sanırım toplantıların yarısına kimse katılamazdı.
Geleneksel yöneticiler bunu sevmeyecek
Bazı şirketler bunu hiç anlamayacak çünkü onlar için toplantılar, yöneticilerin kendilerini iyi hissetmeleri amacıyla yapılır. Bu konuyu anlamayanlardan biri olan Yahoo yöneticisi Marissa Mayer, görevine başladığından beri gerçekleşen her toplantıya geç gelmesi ve haftada 70’in üstünde toplantı düzenlemesi ile biliniyor. Mayer’in çalışanlarının yolundan çekilmek ve onlara beyinlerini geri vermek ile ilgili bildiği hiçbir şey yok.
Düzeltmek için yapabileceklerimiz
Fakat bu işin önemini anlayanlar için çok büyük faydalar ortaya çıkabilir. Bain & Company, incelediği bir sanayi şirketinin, toplantıların süresini 60 dakikadan 30 dakikaya düşürerek ve her toplantıya katılabilecek insan sayısını yedi ile sınırlayarak 200 kişi değerinde iş tasarrufu sağladığını söylüyor.
İşte toplantıları sadeleştirmek ya da ortadan kaldırmak için beş fikir:
1)Toplantıları opsiyonel yapın. Hangilerinin gerekesiz olduğunu bu şekilde çok çabuk öğreneceksiniz.
2)Yazılı bir toplantı programınız olsun ve ona bağlı kalın. Eğer toplantı öncesinde düşünmenizi gerektirmeyecek kadar önemli değilse, bir konunun toplantıda konuşulmasına izin vermeyin.
3)15-30 dakika ve kesin bitiş zamanlı. Başlarken insanlara toplantının kaçta biteceğini söyleyin ve bunu uygulayın.
4)Ayakta toplantılar -- Günlük operasyonel işleri konuşmak için bunlar çok iyidir.
5)Hiçbir zaman problemleri büyük toplantılarda çözmeye çalışmayın. Çözüm çoğu zaman herkesin katkı yapacağı birşey değildir. Bunun yerine problemi ve işin sahibini belirleyin.
İşleri bitirmeye odaklanın, toplantı yapmaya değil.
Kaynak: Inc.